Hoe word je Executive Assistant?

Een succesvolle executive assistant doet zijn uiterste best om ervoor te zorgen dat het bedrijf de juiste richting uitgaat door de executive te assisteren bij allerhande zaken.

Executive Assistant Functiebeschrijving

Wat doet een executive assistant? Executive assistenten, ook wel persoonlijke assistenten genoemd, spelen een sleutelrol in een bedrijf omdat ze een of meer leidinggevenden, zoals hoge managers, de CEO of de eigenaar van een bedrijf, bijstaan.

Executive assistenten zijn vergelijkbaar met PA’s; maar administratieve assistenten zijn er vooral voor het administratieve werk, terwijl executive assistenten verantwoordelijk zijn voor het assisteren van een leidinggevende van het bedrijf, meestal met taken op een hoger niveau. In wezen houdt een executive assistant zich veel meer bezig met de zakelijke kant van de ondersteuning van hun CEO.

Hoewel de soorten taken die uitvoerende assistenten uitvoeren van functie tot functie kunnen verschillen, zijn ze allemaal van hoog niveau. De Executive Assistant heeft in essentie een sterk commercieel bewustzijn en kennis nodig van wat een bedrijf doet draaien.

Carrière-informatie voor Executive Assistant vinden: Institute of Executive Assistants and Administrators.

Deze taken zijn onder meer:

• Het beheren van de planning van de executieve

• Het vertegenwoordigen van de executive in telefoongesprekken en vergaderingen wanneer de executive zelf niet beschikbaar is.

• Voorbereiden en beoordelen van documenten

• Omgaan met vertrouwelijke informatie

• Opstellen van rapporten en presentaties

• Gegevens analyseren

• Office management taken

• Medewerkers managen, waaronder administratieve medewerkers

Executive Assistant Vaardigheden

• Communicatieve vaardigheden: Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden zijn van cruciaal belang, of het nu gaat om het spreken aan de telefoon, het schrijven van een e-mail of het geven van een mening.

• Vaardigheden op het gebied van tijdmanagement: Men moet in staat zijn om prioriteiten te stellen om te bepalen waar de tijd het beste besteed kan worden, niet alleen in de functie, maar ook voor de leidinggevende voor wie ze werken.

• Organisatie: Met bestanden en informatie die overal aanwezig is, moet men een strategie kunnen ontwikkelen om daar bovenop te zitten.

• Multitasking: Met zoveel dingen te doen, is het waarschijnlijk dat u meerdere taken tegelijk zult moeten uitvoeren.

• Probleemoplossing : Plannen, strategieën en schema’s veranderen – het is uw taak om snel te reageren, flexibel te zijn en de beste alternatieven te vinden wanneer deze veranderingen zich voordoen.

• Onafhankelijk: onafhankelijk genoeg zijn om uw eigen werk gedaan te krijgen, ervoor te zorgen dat uw executive op schema ligt, net als de andere teamleden die u begeleidt.

• Proactief: U moet ver vooruit kunnen denken zodat u kunt ingrijpen wanneer dat nodig mocht zijn.

• Oog voor details: De kleine dingen doen er echt toe – typefouten, wijzigingen in de planning en zelfs de minutieuze informatie over hoe de executive zich moet kleden voor een aanstaande marketingbijeenkomst – dus u moet oog hebben voor zelfs de kleinste details.

• Technologie: Een Executive Assistant moet kennis hebben over prioriteringssoftware, presentatiesoftware, grafische software, Microsoft Office, enz.

• Leiderschap: Een executive assistant managet vaak mensen, dus men moet in staat zijn om leiderschap te tonen en mensen op het juiste spoor te krijgen.

Vind informatie over Executive Assistant Cursussen in Nederland