Een meerdaags evenement met overnachtingen organiseren?

Een overnachting bij je evenement boeken

Bij een evenement dat verspreid is over meerdere dagen is het verstandig om te kijken naar overnachtingen. Op deze manier bied jij je gasten een compleet verzorgd event. Je maakt geen goede indruk als je hen zelf elke nacht naar huis laat rijden en de volgende ochtend weer terug laat komen. Maar wat is verstandig om te doen en met welke dingen moet je rekening houden tijdens het zoeken naar de perfecte overnachting voor je gasten? Welke keuze je ook maakt: zie deze als een investering. Uiteraard kost een overnachting voor je evenement geld. Maar de kans dat deze zich terugbetaalt in een klantrelatie is zeer reëel. Zo maak je ontzettend veel indruk als je hen uitnodigt voor een event dat compleet verzorgd is.

Ontzorg je gasten totaal

Je evenement moet ten eerste al helemaal afgestemd zijn op de aanwezig gasten. Denk hierbij aan zaken zoals catering dat wordt afgestemd op mensen die om bepaalde redenen bepaald voedsel niet mogen. Maar overweeg ook het uitserveren van deze catering. Hoeveel personeel hiervoor moet worden in gezet is ook afhankelijk van het aantal gasten. Maar als jouw event verdeeld is over meerdere dagen, dan is het aan te raden om hen ook een overnachting aan te bieden.

Houd rekening met je budget

Doe dit wel met je budget in het achterhoofd. Het moet niet zo zijn dat je door deze uitgaven op het randje van faillissement komt te zitten. Je kunt voor relatief lage bedragen ook andere oplossingen bedenken. Zoals het gebruiken van tenten en de gasten daarin laten kamperen. Overweeg ook om bij het evenement geen gratis toegang te verschaffen. Dat klinkt wellicht alsof het mensen kan afschrikken. Toch zullen zij hoogstwaarschijnlijk begrijpen dat een geheel verzorgd event van meerdere dagen niet geheel gratis kan zijn.

Denk na over het thema van je event

Op basis van het thema van je evenement maak je bepaalde keuzes. Een daarvan is het verdelen van de personen over de beschikbare kamers. Wellicht kun je hier zelfs een activiteit aan koppelen. Zeker als teambuilding het thema is zal dit een goede optie zijn. Kijk naar de opties die je hebt om bij een zakelijk event losse kamers te boeken. Weeg de kosten hiervan af tegen de baten.

Overnachting en evenement op dezelfde locatie

Het is een slimme zet om je event zo dicht mogelijk bij de locatie van de overnachting te organiseren. Dit kan perfect als je gebruik maakt van een ho(s)tel. Deze zijn vaak gemaakt op het kunnen werken met grote groepen mensen. Meestal zijn hier zalen voor beschikbaar en vrijwel altijd kun je groepsboekingen doen. Houd wel rekening met de timing hiervan. Doe dit ruim van tevoren, zodat je een paar weken van tevoren niet voor verrassingen komt te staan. Dit voorkomt veel stress. Kies daarom de overnachting die het beste bij jouw evenement past.